Кейтеринг на выставку

Грамотный кейтеринг позволяет выстроить деловые отношения в ходе массовых официальных мероприятий. Выставки – популярный формат встреч поставщиков и потребителей, здесь заключаются сделки и устанавливаются партнерские взаимоотношения. Кейтеринговые услуги здесь незаменимы, так как большинство выставочных помещений не оборудованы кафе и ресторанами, а провести целый день на ногах без перекуса не способен ни один посетитель.

Количество участников корпоратива – еще один больной вопрос, требующий повышенного внимания. Как показывают предварительные опросы HR-служб, о точном участии в мероприятии заблаговременно сообщают только 30% респондентов. Но вот с приближением планируемой даты выясняется, что число участников растет шквалообразно. Сотрудники планируют привести мужей и жен, некоторым не с кем оставить детей, а особо отличившиеся – готовы привести на праздник даже тещу. Чтобы избежать подобных неожиданностей накануне торжества, планируйте с запасом. Для небольших компаний подойдет резерв в 20% мест, а для крупных он может составить все 200%. Поверьте, идея изменять число участников за несколько дней до мероприятия – не самая лучшая, она вряд ли найдет одобрение у кейтеринговой компании.

Выставки включают работу секций, на которых выступают докладчики. После 2-3 часов интенсивной работы возникает необходимость перерыва: он нужен для восстановления сил и осмысления полученной информации, также можно познакомиться с выставочными экспонатами. Обеденный кофе-брейк или фуршет требует чуть больше разнообразия, чем утренний, но также несложен в организации. Недостаточно просто заказать еду на выставку: необходимо позаботиться о создании деловой атмосферы, способствующей решению важных вопросов. Важно корректное профессиональное обслуживание, не мешающее основному процессу. Если же бюджет не позволяет организовать сервис по высшему разряду, на помощь придут специальные выставочные сеты: это комплексные наборы блюд, которые нужно только сервировать перед подачей.

Неофициальная обстановка способствует не только налаживанию потенциальных связей, но и приводит к вполне конкретным сделкам. Для конфиденциального общения в выставочных залах предусмотрены переговорные комнаты. Поскольку длительность встречи заранее непредсказуема, переговоры могут затянуться – и здесь кейтеринг на выставку окажется как нельзя кстати. Как минимум, потребуются горячие напитки: чай и кофе. Опциональны – легкие закуски и выпечка Поскольку в ходе переговоров фигурирует коммерческая и конфиденциальная информация, присутствие обслуживающего персонала в переговорной нежелательно. Официант может принести блюда или убрать мусор, но он не должен отвлекать участников и мешать процессу.

Логическое завершение делового мероприятия – встреча участников в неформальной обстановке. Банкет для выставки проводят при небольшом количестве участников либо для ограниченного круга лиц: формат требует как существенной организационной проработки, так и наличия финансовой возможности. Более распространенный формат финального мероприятия – фуршет на выставку. Можно отметить успешную презентацию новых продуктов, подписание важных контрактов и лучше познакомиться с партнерами по бизнесу. В меню включают горячие и холодные блюда, можно заказать коктейль-бар. Из бюджетных вариантов кейтерингового обслуживания доступны фуршетные сеты: с сервировкой и подачей справятся всего несколько приглашенных официантов.

Коммерсантам, которые впервые организуют деловые выставочные мероприятия, неведом истинный масштаб проблемы: необходимо не только позаботиться о согласовании меню, но и организовать качественный сервис. В стоимость последнего входят:

• организация помещения для приема пищи, включая меблировку и дизайн интерьера;
• доставка блюд к месту проведения выставки;
• аренду оборудования для поддержания температурного режима (разогрев блюд и приготовление горячих напитков);
• обеспечение правильных условий хранения продуктов питания и готовых блюд;
• работа сервировщиков и официантов;
• сбор и вывоз мусора.